業務効率の改善例(小規模)

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私たちの中ではシステムと言っても、
VBAなどを活用した超・小規模のものがありますが、
このような話は、一般のユーザ様はあまり認識しておらず、
システム=大規模だという認識をされている方が多いです。

また、小規模なものであっても、
業務の効率化はかなり図ることが出来るケースもあります。
今回は、事例をご紹介し、「自動化による業務効率化」を検討するきっかけになってもらえればと思います。
自動化により人件費や作業時間を短縮し、別の事業に投資をしたり、他の作業をする事が出来ます。

【改善例1】

他社から展開されたファイル一覧をメール本文に記載し、
ファイル一覧受信メールを全社に共有するという総務作業
EXCELマクロ(VBA)を使用し、「取得ボタン」を押下
1.指定パスのファイル名を取得
2.送信用メールテンプレートを自動作成(ファイル一覧含む)
3.デフォルトメーラーを起動し、宛先、CC、タイトル、本文を設定

を行いました。

ファイル件数が多く、毎日30分程度時間を掛けていましたが、
EXCELマクロを使用することで、
1.取得ボタンを押下
2.内容を確認し、デフォルトメーラーの送信ボタン押下

の2クリックで行えるようになりました。
確認作業も含め、2分程度で作業が終わるようになっています。

一か月単位で計算すると
20日×0.5時間(30分)=10時間

1ヶ月あたり10時間分の作業時間が削減されました。
1年あたりで計算すると、120時間となります。

 

【改善例2】

一覧で受け取ったデータを、
指定フォーマットに入力しなおす作業

こちらは一覧で受け取ったEXCELデータを、
指定フォーマットにひたすら入力しなおす作業です。
実際に、5人のスタッフさんが毎日8時間入力していました。

 

こちらを、EXCELマクロ(VBA)の処理実行ボタン押下で
1.10件毎自動でフォーマットに入力しなおす
2.10件終了後エラーな無い場合、次の10件を行う

の1クリックで行えるようにしました。
10件毎に行うようにした理由は、
一括で処理をしてエラーになった場合、
どの件数までが処理をしたのか分かりにくくなってしまうため、
10件毎に分割するようにしています。
これにより、スタッフさんは2名のみとなり、
2名とも別経理作業の合間に、
EXCELマクロが正常に動作しているか確認するだけとなりました。

エラーとなる場合は、
途中から再度リトライするようにしていますが、
現状、1度もエラーになっていないとのことです。
他社様の事例ですので、
伝わりにくい所もあると思いますが、
繰り返し作業や、チェック作業などに時間を掛けている場合は、
業務の自動化が出来る可能性が高いです。

まずは、ご相談をしてもらえればと思います。

(相談はもちろん無料です)

 

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