私たちの中ではシステムと言っても、
VBAなどを活用した超・小規模のものがありますが、
このような話は、一般のユーザ様はあまり認識しておらず、
システム＝大規模だという認識をされている方が多いです。
また、小規模なものであっても、
業務の効率化はかなり図ることが出来るケースもあります。
今回は、事例をご紹介し、「自動化による業務効率化」を検討するきっかけになってもらえればと思います。
自動化により人件費や作業時間を短縮し、別の事業に投資をしたり、他の作業をする事が出来ます。
【改善例１】
他社から展開されたファイル一覧をメール本文に記載し、
ファイル一覧受信メールを全社に共有するという総務作業
EXCELマクロ（VBA）を使用し、「取得ボタン」を押下
１．指定パスのファイル名を取得
２．送信用メールテンプレートを自動作成（ファイル一覧含む）
３．デフォルトメーラーを起動し、宛先、CC、タイトル、本文を設定
を行いました。
ファイル件数が多く、毎日30分程度時間を掛けていましたが、
EXCELマクロを使用することで、
１．取得ボタンを押下
２．内容を確認し、デフォルトメーラーの送信ボタン押下
の２クリックで行えるようになりました。
確認作業も含め、２分程度で作業が終わるようになっています。
一か月単位で計算すると
20日×0.5時間（30分）＝１０時間
１ヶ月あたり10時間分の作業時間が削減されました。
１年あたりで計算すると、120時間となります。
【改善例２】
一覧で受け取ったデータを、
指定フォーマットに入力しなおす作業
こちらは一覧で受け取ったEXCELデータを、
指定フォーマットにひたすら入力しなおす作業です。
実際に、５人のスタッフさんが毎日８時間入力していました。
こちらを、EXCELマクロ（VBA）の処理実行ボタン押下で
１．１０件毎自動でフォーマットに入力しなおす
２．１０件終了後エラーな無い場合、次の１０件を行う
の１クリックで行えるようにしました。
１０件毎に行うようにした理由は、
一括で処理をしてエラーになった場合、
どの件数までが処理をしたのか分かりにくくなってしまうため、
１０件毎に分割するようにしています。
これにより、スタッフさんは２名のみとなり、
２名とも別経理作業の合間に、
EXCELマクロが正常に動作しているか確認するだけとなりました。
エラーとなる場合は、
途中から再度リトライするようにしていますが、
現状、１度もエラーになっていないとのことです。
他社様の事例ですので、
伝わりにくい所もあると思いますが、
繰り返し作業や、チェック作業などに時間を掛けている場合は、
業務の自動化が出来る可能性が高いです。
まずは、ご相談をしてもらえればと思います。
（相談はもちろん無料です）
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